ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКАНСКОГО ОБЩЕСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ «ВЕТЕРАНЫ НЕФТЕГАЗОВОГО КОМПЛЕКСА»
1. ЦЕЛЬ
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единый порядок составления документов и организации работы с ними в Республиканском общественном объединении «Ветераны нефтегазового комплекса» (далее – РОО «ВНГК») в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и Уставом РОО «ВНГК».
2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1 Инструкция распространяется на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. Различные автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции.
2.2 Соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил обязательно для всех работников РОО «ВНГК».
2.3 За состояние делопроизводства в РОО «ВНГК» в целом отвечает Служба правового, кадрового обеспечения и закупок, за ведение делопроизводства в Филиалах отвечают их руководители.
2.4 Контроль за соблюдением Инструкции в РОО «ВНГК» осуществляет Руководитель Службы правового, кадрового обеспечения и закупок.
2.5 Служебные документы РОО «ВНГК» готовятся на государственном и русском языках.
3. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1 Входящая корреспонденция, поступающая в РОО «ВНГК», регистрируется ответственным сотрудником в Журнале учета входящей корреспонденции.
3.2 При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки:
— Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности;
— Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»);
— Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу;
— Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
3.3 При приеме и первичной обработке служебной корреспонденции производится проверка правильности ее адресации и доставки, целостности упаковки и наличия вложений. Если при вскрытии конверта установлено, что отсутствуют документы, отдельные листы, приложения, обнаружены повреждения документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных документов, отсутствие подписи на документе, то ответственный сотрудник сообщает об этом отправителю. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или направляется адресату.
3.4 Служебная корреспонденция, поступившая до 17.00 часов, регистрируется в день поступления, служебная корреспонденция, поступившая в нерабочее время (в выходные и праздничные дни), а также в рабочие дни – после 17.00 часов регистрируется в первый, следующий за ними рабочий день.
3.5 Служебная корреспонденция с пометкой «срочно» регистрируется и доставляется по назначению незамедлительно.
3.6 Служебная корреспонденция и обращения граждан, поступившие без регистрации, доставляются непосредственно Генеральному директору, либо лицу его замещающим, ответственным сотрудником по регистрации.
3.7 Сведения о поступивших документах вносятся в Журнал регистрации входящей корреспонденции согласно следующим данным:
— Тип документа;
— Корреспондент;
— ФИО;
— Номер исходящего;
— Дата исходящего;
— Тема документа;
— Срок исполнения;
— Получатели;
— Количество листов;
— Приложения (файлы).
Если документ является ответным, то в теме документа указывается регистрационный номер документа, на который дается ответ.
3.8 Ответственный за делопроизводство сотрудник принимает документы, полученные по почте, факсу или электронной почте. Не принимаются к рассмотрению документы, на которых отсутствует подпись отправителя.
4. РАССМОТРЕНИЕ И ПРОХОЖДЕНИЕ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
4.1 Ответственный за делопроизводство сотрудник изучает поступившую корреспонденцию, регистрирует ее и передает на рассмотрение Генеральному директору РОО «ВНГК», либо лицу его замещающим.
4.2 Ответственный за делопроизводство сотрудник несет за сохранность корреспонденции персональную ответственность.
4.3 Резолюции накладываются Генеральным директором, либо лицом его замещающим, на бланках, либо непосредственно на документах. В резолюции, оформленной на специальном бланке, должны быть указаны:
— исполнители (фамилия и инициалы работников в дательном падеже);
— содержание действия или порядок и характер исполнения документа (при необходимости);
— срок исполнения (при необходимости);
— личная подпись руководителя;
— дата (число, месяц, год);
— на нижнем поле под чертой указывается документ, наименование организаций дата и исходящий номер.
4.4 После рассмотрения служебной корреспонденции сотрудник ответственный за делопроизводство, регистрирует и передает непосредственно исполнителю для дальнейших процедур. Подлинник документа остается у сотрудника ответственного за делопроизводство и подшивается в папку. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки. При необходимости подлинники документов могут хранится у исполнителей.
5. ОФОРМЛЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
5.1. Подготовленные к отправке документы передаются ответственному за делопроизводство сотруднику для обработки и отправки. Для отправки принимается только служебная корреспонденция.
5.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:
— наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
— наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
— правильность адреса получателя;
— наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
— наличие печати в тех случаях, когда она полагается;
5.3. К письму делается краткий заголовок (в случае, когда текст письма занимает более одного листа), располагаемый в левой стороне текстового поля. Во всех случаях, когда письмо посылается на ходатайство или запрос, указывается номер и дата этого ходатайства или запроса. Приложения к документу перечисляются либо указывается общее количество листов приложений и экземпляров, как правило, после текста.
5.4. Вся исходящая корреспонденция, в том числе и направляемая в Филиалы РОО «ВНГК», готовится и подписывается в двух экземплярах — первый экземпляр на фирменном бланке, второй – на обычном листе.
5.5. Второй экземпляр документа визируется исполнителем. Ответственность за полноту и достоверность сведений, содержащихся в документе, несет исполнитель.
5.6. Исходящая корреспонденция, подписываемая Генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности, в обязательном порядке визируется исполнителем. Исходящая корреспонденция, содержащая информацию финансового характера, в том числе касающуюся вопросов гарантии оплаты, визируется Бухгалтером с целью подтверждения финансово-экономической целесообразности данного документа для РОО «ВНГК». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
5.7. Согласование документа обеспечивает исполнитель. При наличии замечаний согласовывающих лиц к документу, в том числе по финансовым и правовым вопросам, устранение замечаний производится исполнителем.
5.8. Вся без исключения корреспонденция, направляемая внешним получателям, регистрируется ответственным сотрудником. Иным сотрудникам запрещается производить регистрацию такого рода документов.
5.9. Все процедуры, связанные с оформлением исходящей корреспонденции, производятся путем внесения данных в Журнал регистрации исходящей корреспонденции, присваивается исходящий, порядковый номер.
5.10. Сотрудник несет ответственность за своевременную отправку исходящей корреспонденции в соответствии с адресами, указанными исполнителем.
5.11. Отправку документов посредством факсимильной связи, а также электронной почтой осуществляет исполнитель.
5.12. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления.
6. ВИДЫ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
6.1 Нормативные документы
6.1.1 Приказ – это нормативный документ официальное указание Руководителя РОО «ВНГК», подлежащее неукоснительному исполнению лицами, которым данное указание адресовано. Приказ выполняется на фирменном бланке РОО «ВНГК». Различают следующие виды приказов:
— Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатного расписания в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.) при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и документационного обеспечения, социальной политики, вопросы административно-хозяйственного характера и др.
— Приказы по личному составу регулируют прием, перевод, премирование, поощрение и увольнение работников, а также вынесение взысканий.
— Приказы по отпускам регулируют предоставление отпусков, а также предоставление отпусков без сохранения заработной платы.
— Приказы по служебным командировкам регулируют направление в служебные командировки работников.
Приказ должен содержать следующие реквизиты: название вида документа, регистрационный номер, дату, краткое вступление, отражающее содержание текста приказа, заголовок, текст, подпись Генерального директора РОО «ВНГК», согласование и ознакомление. Право подписи приказов принадлежит Генеральному директору РОО «ВНГК», а в случае его отсутствия должностному лицу, исполняющему его обязанности по приказу и/или доверенности. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения и т.п.), то они оформляются в виде приложения к основному документу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его номера и даты. Все приказы по компании оформляет ответственный сотрудник на основании служебной записки, заявления, полученной от сотрудника РОО «ВНГК».
6.1.2 Распоряжение — документ, издаваемый Генеральным директором РОО «ВНГК», преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности РОО «ВНГК». Оформляется на бланке РОО «ВНГК». Текст распоряжения должен содержать конкретное задание, ответственность исполнителя, срок исполнения.
6.1.3 Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Общего собрания учредителей и Совета объединения РОО «ВНГК», а также на различных совещаниях.
6.1.4 Акт – официальный документ, которым оформляются результаты какой-либо деятельности, в частности: — недостачи; — ревизии; — выполненных работ; — приемки-передачи товара.
6.1.5 Служебное письмо составляется на специальном фирменном бланке РОО «ВНГК» и должно содержать: заголовок (гарантийное письмо), указание адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, имя, фамилию и номер телефона составителя. Письма бывают следующего содержания и назначения: сопроводительное письмо, коммерческое письмо, гарантийное письмо, письмо-приглашение, извещение, напоминание, подтверждение, и др.
6.1.6 Служебная записка – внутренний документ РОО «ВНГК», составляется по инициативе или указанию руководства в случае необходимости поставить вышестоящего руководителя в известность о каких-либо фактах и событиях и может содержать предложения по излагаемому вопросу. Цель – побудить руководителя принять определенное решение. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. Резолюция отражает следующие действия: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату.
Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. При их утрате необходимо немедленно поставить в известность Руководителя службы правового, информационного обеспечения и закупок, исполнителя и ответственного за делопроизводство сотрудника. Основная роль в составлении документов принадлежит исполнителю, который так же, как и лица, завизировавшие и подписавшие документ, несет ответственность за качество его подготовки, достоверность содержащихся в нем данных, стиль изложения и качество оформления. Ответственному за делопроизводство сотруднику предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку.
6.1.7 Сопроводительное письмо – это документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Письмо начинается словами «Направляем…», «Возвращаем…», «Прилагаем…». Составление сопроводительного письма допустимо лишь в случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не должно составляться.
6.1.8 Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или предоставление чего-либо. Гарантийные письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому должны излагаться предельно четко и ясно. Подписи Генерального директора РОО «ВНГК» или уполномоченного на подписание гарантийных писем лица заверяются печатью.
6.1.9 Факсы и E-mail – разновидность переписки между деловыми партнерами, организациями. Факс является копией переданного документа. Этот вид связи служит только для передачи оперативной информации, потому что документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности. Оформление факса аналогично оформлению делового письма. Документы, отправляемые по электронной почте, имеют статус копий и действительны при наличии электронной подписи и печати.
6.1.10 Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются как приложение к претензии. Претензия оформляется на фирменном бланке, подписывается Генеральным директором РОО «ВНГК», бухгалтером и заверяется печатью. Претензия посылается заказным письмом или курьером под роспись получателя. Ответ на претензию может содержать следующие варианты:
— о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
— об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты № платежного поручения при оплате;
— об отклонении претензии полностью или частично. При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию Генеральным директором РОО «ВНГК» и заверяется печатью.
6.1.11 Справка – это документ, содержащий текстовую и табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки подписывают лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.
Язык ведения документации.
Документы в РОО «ВНГК» составляются на русском и государственном языках. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан» № 151-I, применяются и другие языки. Документ на русском языке и создаваемый аутентичный документ на государственном или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.
6.2 Оформление реквизитов при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документа. В качестве адресатов документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При написании адресата вначале указываются наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже, затем, при необходимости должность и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже. Текст документа печатается размером 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству проводится согласование документа путем его обязательного визирования Руководителем Филиала, Руководителем службы или сотрудником. В случае отсутствия Генерального директора РОО «ВНГК», документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности на основании выданной доверенности, с указанием его должности и расшифровки подписи. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью РОО «ВНГК». Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициал имени (инициалы имени и отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, размер шрифта №8.
Иные вопросы по порядку оформления реквизитов документа регулируются Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года № 176.
6.3 При создании и оформлении документа используются бланки.
В РОО «ВНГК» применяются следующие бланки:
— фирменный бланк;
Использование произвольных бланков не допускается. Бланки и другие типы документов, как правило, изготавливаются на бумаге формата A4 (210×297 мм).
Основные документы, подлежащие оформлению на бланках:
— Исходящие документы: письма, претензии, доверенности, подписанные Генеральным директором РОО «ВНГК»;
— Внутренние документы РОО «ВНГК»: приказы, распоряжения.
7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контролю подлежат все документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей филиалов, руководителей служб или сотрудников. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) Генеральному директору РОО «ВНГК». Ответственность за исполнение документов возлагается на исполнителей.
8. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
8.1 Внутренняя документация
8.1.1 Приказы, распоряжения РОО «ВНГК» оформляются и регистрируются ответственным сотрудником.
Приказы о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора могут состоять только из распорядительной части. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия для внутренних документов. Проект приказа готовит Инициатор/Руководитель подразделения и после согласования передает ответственному сотруднику в виде служебной записки. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Ответственный сотрудник, после издания приказа, организует ознакомление сотрудников с его содержанием.
8.1.2 В РОО «ВНГК» ежегодно составляется Номенклатура дел для идентификации, учета, хранения и обеспечения поиска документации с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел филиалов составляется ответственным сотрудником, согласовывается с руководителями Филиалов подразделений и сотрудниками, и передается по электронной почте Руководителю Службы правового, кадрового обеспечения и закупок. Разделами номенклатуры дел РОО «ВНГК» являются наименования структурных подразделений, расположенные в соответствии со структурой РОО «ВНГК».
Индекс каждого включенного в номенклатуру дела состоит из индекса подразделения, через тире – порядкового номера дела в пределах номенклатуры дел конкретного подразделения. Записи хранятся в папках с наклеенными ярлыками с надписью согласно номенклатуре дел. В каждой папке на внутренней передней обложке может содержаться опись / реестр документации для учета и поиска документов. Допускается хранение папок в электронном виде: в том случае если какая-либо папка в отделе хранится в электронном виде, то папка именуется в соответствии с порядковым номером и общей номенклатурой отдела. Утвержденная номенклатура дел РОО «ВНГК» вводится в действие с начала следующего календарного года. Номенклатура дел при необходимости пересоставляется и согласовывается повторно, в течение года, в случае изменения функций или структуры РОО «ВНГК». После утверждения общей номенклатуры дел при необходимости по требованию отделов составляются выписки из нее и направляются в каждое структурное подразделение РОО «ВНГК».
Установлено два срока хранения документов: постоянный и временный. Временный делится на кратковременный (менее 10 лет) и долговременный (от 10 до 75 лет).
8.1.3 Ответственность за прием, регистрацию, размещение, сохранность и выдачу документов, поступающих в архив, несет сотрудник, ответственный за ведение дел в архиве.
8.1.4 Ответственность за формирование, оформление, передачу документов, полноту и качество передаваемых документов в архив несут ответственные сотрудники структурных подразделений.
9. СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СЛУЖЕБНЫХ БЛАНКОВ И УЧЕТНЫХ ФОРМ
9.1 Срок хранения документов
Все документы РОО «ВНГК» хранятся в подразделениях до передачи в архив РОО «ВНГК» в течение одного года. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. По истечении срока хранения документы сдаются в архив РОО «ВНГК».
9.2 Бланки
Бланки согласно договору, закупаются ответственным сотрудником в полиграфии и передаются сотрудникам РОО «ВНГК» для использования. Ответственность за правильное использование бланков приказов и служебных писем в структурных подразделениях несут их руководители.
10. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТИ ОБЩЕСТВА
Круглой печатью РОО «ВНГК» подтверждается подпись руководителя или лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов:
— Лицензии;
— Акты выполнения работ и др.;
— Договоры (хозяйственные, о материальной ответственности, аренде помещений, научно-техническом сотрудничестве, о производстве работ и т.д.);
— Гарантийные письма;
— Устав, Положения о филиалах;
— Протоколы Общего собрания учредителей РОО «ВНГК»;
— Протоколы Совета объединения РОО «ВНГК»;
— Сметы расходов;
— Отчетные бухгалтерские документы;
— Платежно-расчетные документы (платежные поручения, платежные требования, счета-фактуры, накладные и др.);
— Штатные расписания и изменения к ним;
— Образцы подписей на открытие счетов отделениями и филиалами;
— Архивные справки и копии (выписки) архивных документов;
— Генеральные доверенности, доверенности на правоведения дел в суде, иные доверенности и др.
— Правила, Порядки, Инструкции, Положения;
— Приказы;
— Трудовые договора;
— Уведомления.
11. ПРОЦЕДУРА ОТПРАВКИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
11.1 Порядок выполнения процесса отправки корреспонденции курьерской службой
Корреспонденция доставляется и сдается ответственному лицу исполнителем подразделения ежедневно, до 15.00. Корреспонденция, предоставленная позже указанного времени, будет отправлена на следующий (рабочий) день.
По телефону курьерской службы вызывается курьер, который оформляет необходимые накладные и забирает почту. В конце месяца курьерская служба выставляет счета на оплату услуг. Ответственный сотрудник оформляет и предоставляет счета на оплату услуг бухгалтеру:
— счет на оплату;
— акт выполненных работ.